要准备工地项目索赔文件，首先需要收集相关证据，包括合同、变更通知、施工记录、照片、视频等。

然后，根据合同条款和法律规定，详细列出索赔的理由和金额，并附上相关证据。

文件应包括索赔声明、索赔计算表、证据清单等。

最后，将文件递交给相关部门或法律机构进行审核和处理。确保文件清晰、详细、有力地表达索赔要求，以增加成功的机会。